Tips Mengatur Video Conference Selama Karantina

Press conference atau konferensi pers menjadi salah satu cara yang efektif untuk menyampaikan pesan terkait peluncuran produk atau layanan terbaru, kampanye terbaru, business update, media gathering dan yang lainnya dengan mendatangkan jurnalis. Press conference merupakan hal terpenting dalam suatu perusahaan atau brand, terlebih fungsinya adalah untuk membangun hubungan dengan media. Normalnya, press conference dilakukan secara offline di sebuah hotel, kafe, meeting room perusahaan, atau press room dalam sebuah event seperti pameran.

Namun situasi saat ini ketika terjadi pandemi COVID-19 dengan himbauan untuk Work From Home (WFH) dan Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB) memaksa sebagian besar orang untuk bekerja dari rumah sehingga praktisi PR harus kreatif dalam menggelar sebuah press conference.

Beruntung di era digital saat ini, berbagai layanan video conference call bisa digunakan sebagai alternatif untuk menggelar press conference secara online. Meski tidak dapat bertatap muka secara langsung dan interaksi antara jurnalis dan narasumber terbatas, metode ini menjadi sebuah langkah yang cukup efektif bagi praktisi PR untuk tetap menyelenggarakan press conference selama pandemi ini.

Seqara Communications, salah satu konsultan komunikasi di Indonesia, memiliki tips untuk melakukan press conference secara virtual selama masa karantina sebagai berikut;

o    Pilih Aplikasi yang Aman dan Mudah Digunakan. Ketika masa WFH, sebagian besar perkantoran, perusahaan atau brand menggunakan aplikasi video conference call versi gratis sebagai pilihan termudah dalam menggelar video conference call. Namun adanya isu keamanan terkait pencurian data atau adanya penyusup yang tiba-tiba masuk ke dalam video conference call yang sedang berlangsung yang menerpa aplikasi meeting tersebut membuat penggunanya berpikir ulang untuk memakainya lagi. Jadi, pastikan aplikasi video conference call yang akan kita gunakan adalah versi berbayar sehingga lebih aman dan lebih optimal aksesnya.

o    Usahakan Memilih Aplikasi yang Ringan. Selain faktor keamanan, sebaiknya perhatikan juga sisi kenyamanan, terutama dalam hal koneksi internet. Aplikasi video conference call yang memiliki fitur tidak terlalu kompleks biasanya lebih ringan saat dijalankan sehingga tidak membebani kuota internet peserta. Host akan bertindak sebagai tuan rumah yang akan menggelar virtual press conference perlu mencoba aplikasi video conference call terlebih dahulu, kita perlu mengingat bahwa tidak semua peserta memiliki koneksi internet yang stabil di rumah.

Ada sejumlah persiapan penting yang perlu dilakukan dengan teliti seperti berikut.

-       Pertama, tentukan tanggal dan waktu untuk mengadakan virtual press conference yang sesuai dengan jadwal spokesperson atau pembicara di acara tersebut.

-      Kedua, Jika sudah pasti, buatlah link atau tautan mengenai virtual press conference agar dapat disebarkan ke media. Perlu diingat bahwa undangan virtual press conference memiiki format yang sama seperti halnya ketika mengundang media di acara offline. Hindari cara menyebar link secara asal. Pastikan juga untuk menanyakan konfirmasi mengenai kehadiran media di waktu yang telah terjadwal.

-       Ketiga, Mengingat kegiatan virtual press conference ini dilakukan di rumah, maka briefing document atau dokumen catatan bagi spokesperson atau pembicara perlu dikirimkan maksimal H-1 sebelum acara berlangsung.

-      Keempat,  Siapkan moderator acara yang juga bertindak sebagai host untuk memandu virtual press conference tersebut sehingga pembicara dapat fokus pada presentasi yang dibawakan. Di sisi lain, moderator dapat melihat dan mencatat peserta atau jurnalis yang ingin mengajukan pertanyaan ke narasumber.

-     Kelima,   Notula. Meski rata-rata layanan video conference call merekam catatan pesan dari para peserta, tetap diperlukan satu orang yang bertugas untuk membuat catatan singkat mengenai jalanannya virtual press conference. Notulensi rapat atau MoM (Minutes of Meeting) ini menjadi dokumen yang sangat penting yang berisi mengenai informasi yang telah disampaikan oleh narasumber, untuk menghindari kesalahan pengutipan oleh media.

-     Keenam,   Perlu satu orang yang bertindak sebagai operator teknis. Tugasnya adalah menangani berbagai kemungkinan permasalahan teknis yang mungkin muncul selama virtual press conference berlangsung, misalnya koneksi internet putus, suara tiba-tiba hilang, atau hal-hal teknis yang tidak diprediksi sebelumnya. Operator harus stand-by sehingga bisa merespon dan mengatasi permasalahan dengan cepat.

-       Ketujuh, Sebelum acara virtual press conference dimulai, sebaiknya narasumber, moderator, operator, dan beberapa orang yang akan terlibat perlu menggelar rehearsal atau latihan terlebih dahulu. Dengan cara ini, kita bisa mengetahui kemungkinan kesalahan yang akan terjadi sehingga dapat diminimalisir. Rehearsal setidaknya dilakukan satu jam sebelum acara digelar.

-       Delapan, Jika semuanya sudah siap, virtual press conference bisa langsung dilaksanakan sesuai jadwal yang telah ditentukan. Moderator yang bertindak sebagai host akan mengundang terlebih dahulu para narasumber untuk masuk ke dalam Room, disusul para peserta satu persatu.

Host atau moderator perlu menyambut para peserta dan berterima kasih karena telah meluangkan waktu untuk mengikuti virtual press conference. Host juga perlu untuk memperkenalkan para narasumber terlebih dahulu, lalu menyampaikan urutan acara secara terstruktur dan gamblang. Berikutnya host akan mempersiapkan narasumber untuk menyampaikan paparan satu persatu. 

Sebelum narasumber dipersilakan berbicara, maka Moderator perlu mematikan (Mute) mikrofon seluruh peserta. Operator yang diberi wewenang untuk bisa memiliki akses seperti moderator bisa membantu ketika lupa mematikan atau menghidupkan mikrofon bagi narasumber atau peserta.

Ketika sesi Q&A atau Tanya-Jawab dibuka, maka moderator akan membacakan pertanyaan yang telah dituliskan oleh para peserta di fitur Chat. Sebaiknya satu pertanyaan langsung dijawab oleh narasumber yang bersangkutan. Sesuaikan pertanyaan untuk dijawab oleh narasumber yang tepat, apabila terdapat lebih dari satu pembicara. 

Sebagai dokumentasi acara, moderator dapat meminta para peserta untuk menyalakan fitur Video sehigga seluruh wajah terlihat dan melakukan capture atau merekam tampilan layar. Jika peserta virtual press conference banyak, maka layanan akan membaginya dalam beberapa halaman. Capture halaman per halaman untuk mendokumentasikan seluruh peserta.

Terakhir, moderator dan narasumber perlu mengucapkan terima kasih kepada para jurnalis yang telah hadir di virtual press conference tersebut. Konsultan atau divisi PR selanjutnya dapat mengirimkan siaran pers atau press release dan materi presentasi untuk kebutuhan penulisan para jurnalis. Layanan video conference call biasanya menyediakan rekaman video dan audio yang juga bisa dikirim ke media apabila memang diperlukan sesuai dengan kesepakatan.[prm/timBX]